Opdrachtgevers
Als opdrachtgever heb je belang bij het ontwikkelen van een goede vraagspecificatie of programma van eisen (PvE) waarin de ambities, randvoorwaarden en eisen voor het project zijn vastgelegd. De vraagspecificatie is de basis voor het budget, het ontwerp en de kwaliteitscontrole in het vervolgproces. Als je zelf niet goed formuleert wat je wil hebben, dan zorgt dat voor onduidelijkheden. Eventuele onduidelijkheden zorgen meestal al snel voor vertragingen en kostenverhogingen. En, wellicht nog belangrijker, is dat er een risico ontstaat dat het eindresultaat simpelweg niet voldoet aan de verwachtingen.
Onze belofte is eenvoudig: we helpen opdrachtgevers bij het formuleren van een duidelijk eisenpakket, en vervolgens zorgen we ervoor dat een project aantoonbaar voldoet aan de gestelde eisen. In de rol van informatiemanager, kwaliteitsmanager of systems engineer coördineren we de werkzaamheden van alle betrokken experts. We zorgen ervoor dat alle eisen integraal worden vastgelegd. Zo kunnen we controleren of de experts wel volledig zijn in hun eisbeschrijvingen en of de eisen consistent, toetsbaar en eenduidig zijn. Met onze systematische aanpak weten we voortijdig het risico op faalkosten en inefficiënties te reduceren. De eisen worden gekoppeld aan een verificatieplan. Aan de hand van dit plan monitoren we of daadwerkelijk de gevraagde kwaliteit geleverd wordt.
Voor opdrachtgevers die regelmatig projecten realiseren, ontwikkelen we bibliotheken. In die bibliotheken borgen we kennis over bijvoorbeeld (ruimtelijke) eisen, (technische) standaarden of (verificatie) processen. Op basis van deze bibliotheken kunnen we specificaties gemakkelijk inzetten bij nieuwe projecten.
Opdrachtnemers
Aan de kant van de opdrachtnemers ondersteunen we projectteams bij het analyseren en structureren van alle eisen van de opdrachtgever. Daarbij kijken we waar lacunes en onduidelijkheden zitten. Welke eisen zijn prijsopdrijvend of risicovol? Eisen worden toegekend aan verantwoordelijken binnen het team. Alle communicatie over de eisen vindt plaats bij de eisen zelf. Zo blijven er geen eisen onbelicht en kan er een onderbouwde prijs opgesteld worden.
Na de eisenanalyse is er een ideale basis voor verificatie gelegd. Duidelijke verificatieplannen verhogen de kans op succes in aanbestedingstrajecten. Na gunning verdelen we de bewijstaken onder de teamleden (aannemer, onderaannemers, architect, adviseurs, …). We leggen vast welke bewijslast er aangeleverd moet worden en of de opdrachtgever mee gaat tekenen (akkoord/gezien). We monitoren de voortgang van het verificatieproces op basis van overzichtelijke dashboards. Kortom we zorgen ervoor dat het project bij oplevering aantoonbaar voldoet aan de gestelde eisen.
In praktische zin, kunnen opdrachtnemers verder nog van dienst zijn bij de integratie van eisen in het ontwerp- en engineeringproces, en het algehele gebruik van BriefBuilder. Denk aan instructies en training on the job voor projectteams, het modelleren van de vraagspecificatie van de opdrachtgever en het online vastleggen en beheren van VTW’s ten aanzien van eisen.
Advies- en ingenieursbureaus
Advies- en engineeringbureaus beschikken over zeer veel technische kennis. Het lastige is dat deze kennis doorgaans verspreid en gefragmenteerd is. Medewerkers hebben allerlei Excellijstjes en Word documenten met relevante specificaties ten aanzien van zaken als duurzaamheid, binnenklimaat, materialen, energiesystemen en nog veel meer. Wij kunnen bureaus helpen bij het bijeenbrengen en ontsluiten van al deze kennis via de applicatie BriefBuilder. Het borgen van kennis in een systeem heeft twee belangrijke voordelen. De specificaties worden er inhoudelijk beter van en ze zijn gemakkelijker in te zetten op nieuwe projecten.
Kennis wordt gestructureerd en op één plek vastgelegd. Alleen al hierdoor komen onduidelijkheden en onvolkomenheden aan het licht, die de kwaliteit van specificaties helpen verbeteren. De informatie is voor collega’s toegankelijk. Zij kunnen zien welke stakeholder verantwoordelijk is voor bepaalde eisen en direct bij de juiste persoon reageren. Aanpassingen kunnen gemakkelijk door de verantwoordelijk doorgevoerd worden. De beschikbare kennis kan eenvoudig ingezet worden op projecten en levert uniforme vraagspecificaties op.
Onze inbreng is gericht op het structureren, analyseren en borgen van kennis en ervoor zorgen dat iedereen gemakkelijk de specificaties uit deze bibliotheken kan inzetten op de projecten. Opdrachtgevers weten een dergelijke professionele aanpak duidelijk te waarderen.